사무실이전, 사옥신축 할 때 의외로 가장 중요한 것은??

 

 

 

사무실이전이나 사옥신축은 신속해야 합니다. 업무 정상화가 이루어지기 위해서는 최대한 빨라야 하기 때문인데요.

 

이를 위해서 이삿짐 센터 선정이나 인테리어와 같은 물리적인 준비가 중요하다는 것은 알고 계시지만, 의외로 더 중요한 것이 있습니다.

 

바로 기업의 통신 및 커뮤니케이션 시스템 구축입니다.

 

요즘은 스마트오피스 구축을 위해 사무실이전, 사옥 신축시 클라우드 방식의 통신 시스템 구축이 선호되고 있는데요.

 

오늘은 사무실 이전시 빠른 업무 정상화를 위해 중요한 것들을 살펴보고 그 중 가장 중요한 통신 시스템 구축에 대해서도 알아보려고 합니다.

 

 

 

 

⬛체계적으로 사무실이전 계획 수립하기

 

먼저, 사무실 이전에는 체계적인 계획 수립이 필요합니다.

서류나 행정적인 부분부터 인테리어, 이사업체, 통신업체와의 컨텍, 작은 사무용품이나 직원들과의 이사 일정 협의 등 많은 것들을 계획해야 하는데요. 사무실 이전하기 전,후 해야 할일을 정리해보면 아래와 같습니다.

 

▷사무실 이전 하기 전

1. 건물 선정 및 임직원 협의
2. 이전 사무실 해약 통보
3. 사무실 이전 수속(우체국, 세무사 등 컨텍)
4. 최소 2개월 전 이사업체, 인테리어 업체 등 선정
5. 통신 시스템 등 유지보수 업체 컨텍
6. 이전안내문 발송
7. 개인 짐 정리

 

▷사무실 이전 후

1. 각종 행정업무(주소 변경 등)
2. 전화/인터넷/PC등 통신 시스템 설치
3. 홈페이지, 명함 등의 주소 수정

 

이 밖에도 과정이 많으나 크게는 위와 같은 과정으로 사무실 이전이 진행됩니다.

 

이 중에서 내부적인 것들을 제외하면 외부적인 부분 중 이삿짐 센터나 인테리어 등 물리적인 요소에만 신경을 쓰기가 쉬운데요. 업무 정상화를 위한 의외의 핵심은 '통신시스템 구축'에 있습니다.

 

 

⬛ 통신 시스템 구축하기

 

왜 통신 시스템 구축이 핵심일까요?

 

고객 서비스, 고객사나 거래처와의 연락, 내부 협업 등 대부분의 업무가 PC, 전화를 이용한 통신으로 이뤄지기 때문에 무엇보다 업무 정상화에 필수적이기 때문입니다.

 

그렇다면 통신 시스템은 어떻게 구축하는 것이 좋을까요?

 

요즘 기업에서는 단순 설치형이 아닌 구내통신, 클라우드 기반 서비스를 주로 사용하고 있습니다.

 

 

▷구내통신이란? 

 

회사 건물에 별도의 통신 운영 업체가 있어 해당 업체와 연결하여 번호를 부여받아 사용하는 방식으로, 건물 입주 기업이 통신을 관리하는 것.

 

 

▷구내통신 특징

• 따로 통신사와 컨텍할 필요 없이 해지, 가입이 자유로우며 전담 직원이 건물에 상주하여 장애 발생시 대처가 가능하나 비교적 비용이 많이 들게 됨.
• 건물 내부에서만 작동하여 보안성이 높이나 이후 사무실 이전 시 기존 번호의 이동이 어려워 대표번호를 변경해야 함.
• 내부 이전 시 여러 부대비용 발생.
•  통신시스템 변경, 업무에 필요한 다른 통신서비스를 결합하기 어려움.

 

구내통신은 이러한 특징을 가지고 있습니다.

 

종합적으로, 보안이 좋고 유지보수가 쉽다는 장점이 있으나 그만큼 많은 비용이 들고 특히 이후 사무실을 이전할 때 기존 건물에서 사용하던 번호 이동이 어려워 많은 기업들이 구내통신을 이용해본 후에는 통신시스템 변경을 원하게 됩니다.

 

 

 

 

그렇기 때문에 앞으로 사무실을 이전할 가능성이 높은 성장형 기업이나 사옥 신축 예정인 기업은 이동이 불편한 구내통신보다는 아톡비즈와 같은 클라우드 기반 통신 시스템 구축이 더 유리합니다.

 

 

▷클라우드 기반 서비스 '아톡비즈' 특징

 

• PC,IP-Phone, 모바일(핸드폰/태블릿)에서 동일하게 회사 대표번호와 아톡비즈의 기능들을 사용할 수 있는 멀티디바이스 기능으로 외근, 외출 시에도 회사 대표번호 사용 가능.
• 유선전화나 별도 하드웨어 없이도 핸드폰/노트북 등으로 업무가 가능해 스마트 오피스, 공유오피스를 구축하기 쉬움.
• 클라우드 기반 서비스로 사무실 이전, 사옥 신축시 복잡한 설비,설치 없이 웹, 어플 로그인만으로 빠른 업무 정상화가 가능.
• 사내 커뮤니케이션에 활용 가능한 조직도, 사내 채팅, 화상회의(컨퍼런스), 게시판 등 무료 협업툴 제공.
• ARS, CRM, CTI,채팅상담 등 맞춤 서비스 결합 구축이 쉬워 편리하게 사용 가능. 

 

클라우드 기반 통신 시스템인 아톡비즈는 위와 같은 특징이 있어 사무실 이전이나 사옥 신축시 적용이 매우 쉬우며 구내통신에 비해 비용도 저렴하게 구축이 가능합니다.

 

스마트 오피스, 공유오피스 구축으로 이후 사무실 이전 계획이 있을 경우에도 유리하며, 기업의 업무 환경에 맞춰 다양한 서비스를 결합하여 구축 가능하다는 장점이 있습니다.

 

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오늘은 사무실 이전, 사옥 신축시 신경써야할 점과, 의외로 가장 중요한 통신시스템 구축에 대해서도 알아보았습니다.

 

긴 글 읽어주셔서 감사드리며, 사무실 이전이나 사옥 신축시 통신 시스템 구축에 대해서 더 궁금하신 점이 있으시거나 아톡비즈에 대한 문의가 있으신 경우 아래의 링크를 참고해주시기 바랍니다. :)

 

 

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