유선번호 사용은 그대로, CS 운영은 똑똑하게 하는 방법

 

기존에 전화를 받으며 CS를 처리하고 있었지만 아무런 설정 없이 들어오는대로 전화를 받고 있지는 않았나요? 모든 상담원이 통화중으로 인해 부재콜이 발생을 하더라도 확인할 수 있는 방법은 없고, 그냥 내 전화기로 들어오는 전화만 받았다면 응대를 잘 했더라도 CS '운영' 부분에서는 잘했다고 보기는 어려워요. 

 그렇다고 전문적인 고객센터처럼 CS를 운영하는 건 아니고, 상담의 퀄리티는 높이고 싶고, 여러 서비스 사용으로 비용을 지출하는 건 부담스럽다면 아래와 같은 방법을 참고해보세요.

 

 

 

사용하던 유선번호는 그대로, 상담 전화는 균등하게 분배하기

유선번호 사용

 

 

기존에 사용하고 있던 031, 02와 같은 유선번호 아래 전화를 받을 상담원을 두고 어떻게 전화를 받을지 설정을 할 수 있어요. 전화 연결 방법에 대해서는 먼저 아래 글을 확인해보세요.

 

2026.03.17 - [아톡비즈 OFFICE] - 순차, 순환, 동시 착신 뜻, 업무가 몰리는 구조 개선하기

 

사실상 상담원 개인별 번호는 070이라는 번호를 가지고 있지만 CS용 대표번호를 02 번호로 노출하여 상담을 운영할 수 있습니다.

예를 들어 홈페이지의 상담문의 번호가 02 - 1234 - 5678  이지만 이 번호로 여러 상담원이 상담을 할 수 있다는 거죠.

 또 전화를 받을 때 순차로 받을 건지, 동시에 울리도록 설정하여 받을 건지, 랜덤인지를 설정할 수 있어요. 상담 운영을 어떻게 할 건지에 따라 전화 연결 방법을 설정하시면 됩니다.

 

* 유선번호는 아톡비즈에서 개통이 불가하지만 기존에 사용하던 유선번호를 번호이동 하여 사용할 수 있어요.

 

 

 

통화중, 부재중, 업무 외 시간에 들어오는 전화를 관리하고 싶다면?

아톡비즈 콜백

 

전화 분배는 해결됐지만 놓치고 있는 미스콜이 많다면 콜백으로 해결해보세요. 상담원과 연결되지 못한 전화를 콜백 리스트 내 자동 저장하여 상담원간 공유를 하고 회신 정보도 공유할 수 있어요. 

 

 회신(발신) 시에는 상담원의 개인 번호인 070번호로 표시가 될 수 있는데, 아톡비즈에서 발신번호를 사용하는 02 대표번호로 표시될 수 있도록 신청하여 회신에 대한 수신율을 높일 수 있습니다. 여기에 레터링 서비스까지 같이 사용한다면 더 효과적이에요.

 

 

 

 고객의 단순문의/ 불필요한 전화가 너무 많다면?

 

 전화 분배에 대한 설정, 콜백까지 설정을 마쳤지만 사실 단순문의가 너무 많지는 않았나요? 또는 콜백 리스트에 쌓인 전화번호로 막상 전화를 해보니 문의와 전혀 관련 없는 경우도 있을 수 있는데 이를 사전에 방지하기 위해 ARS를 설정하는 방법도 있어요.

 

 자주 들어오는 문의를 파악해서 문의 유형을 구분하고 상담원 연결이 필요한 문의에 대해서만 '상담원 연결' 항목을 추가하는 거예요. 꼭 상담원이 직접적으로 안내를 하지 않아도 되는 부분은 미리 시나리오를 설정해 자동으로 안내하도록 할 수 있기 때문에 상담이 '진짜' 필요한 고객의 문의를 더 많이 처리할 수 있습니다.

 

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이렇게 사용하던 유선번호는 그대로 사용하면서 CS 운영을 더 잘할 수 있는 방법에 대해 안내해드렸는데, 꼭 전문 고객센터가 아니더라도 간단한 서비스 적용만으로도 큰 효과를 볼 수 있는 방법도 있어요. 이런저런 불필요한 비용 낭비 없이 아톡비즈에서 기업에 필요한 서비스만 적용해 CS 환경을 개선할 수 있는 방법이 있으니 자세한 상담이 필요하시다면 아래 배너를 통해 문의해주세요.

 

 

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