법무법인 고객 전화 담당 지점으로 자동 연결하는 방법(ARS 자동응답기능 활용)

아톡비즈

 

 

법무법인은 여러 사건 및 상담을 위해서 고객들과 많은 통화를 하게 됩니다. 하지만 본사 외에도 각 지역별로 지점이 있는 경우 신규고객, 기존고객의 구분 없이, 또 여러 지역들의 문의도 섞여 들어와 혼동이 있을 수 있습니다. 또한 기존 고객은 사건 담당자가 있기 때문에 여러 문의가 섞이면 본사와 지점에서 업무적으로 혼동이 올 수 있으므로 체계적인 전화 연결 시스템은 필수입니다.

 

 

 

■ 법무법인 전화, 각 지점 연결 자동으로 설정하는 방법

 

 전화를 '자동'으로 구분하는 방법은 ARS 자동응답기능으로 설정할 수 있습니다.

 

1) 자동응답기능(ARS)이란?

 특정 상황(점심시간, 부재중 등)에 전화를 받지 못하더라도 전화에 설정된 자동응답기능이 음성으로 안내해주는 기능입니다. 아톡비즈에서는 여러 단계별로 설정할 수 있으며 전화 연결에 대한 세부적인 시나리오 설정 뿐만 아니라 수정도 가능합니다.

 

 

2) 각 지점 연결은 어떻게 할까?

 

상황에 따라 다르나 가장 기본적으로는 고객이 '지점'을 선택하는 방법이 있습니다.

고객이 전화를 걸었을 때 '가까운 지역을 선택해주세요'나 '상담을 원하시는 지역을 선택해주세요' 등의 음성 이후 1번은 서울, 2번은 천안.. 등으로 안내를 할 수 있습니다.

1. 고객이 대표번호로 전화
2. ARS에서 안내 이후 지역 선택
3. 선택한 지역으로 전화 연결

 

 

3) 신규고객, 기존고객 구분하여 지점 연결 방법

 

고객이 신규인지 기존고객인지 확인하기 위해서는 먼저 고객관리가 필요합니다.

아톡비즈 ARS는 CRM과 연동하여 DB에 따른 연결 방식을 설정할 수 있는데,(해당 기능 참고) 고객관리에서 해당 고객이 어느 지역의 고객인지를 등록합니다. 이후 ARS 설정에서 담당 지역으로 전화가 연결되도록 설정하면 다른 지역으로 전화가 가는 일 없이 자동으로 전화를 연결 시켜줍니다. 

1. 고객이 대표번호로 전화
2. ARS에서 CRM의 DB를 확인하여 등록된 고객인지(기존고객) 확인
3. 등록 고객일 경우 '지역' 항목에서 어느 지역의 고객인지 확인
4. 해당 지역으로 전화 연결

*기존고객을 담당 지역으로 연결해주듯, 등록되지 않은 신규고객은 어느 지역으로 전화를 연결할 지 설정할 수 있습니다.
*CRM의 '지역' 항목처럼 '담당' 항목에 담당자를 지정해주면 지역 담당자에게 전화를 연결해줄 수 있습니다.

 

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■ 법무법인 고객사례

 

신규고객은 본사(서울), 기존 고객은 각 지역(광주, 대구, 부산)에서 관리하는 법무법인

 

기존 고객 담당 지역으로 전화 자동 연결

 

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ARS를 통한 지점연결은 법무법인 외에도 여러 업종에서 활용해보시면 좋습니다.제조업이나 프랜차이즈, 학원 등 동일한 이름으로 여러 지역에 지점이 있을 경우, 연락 시 혼동이 있을 수 있기 때문에 ARS를 통해 담당 지역으로 자동으로 연결해주세요.

 전화 연결 방법만 달라져도 고객 뿐만 아니라 업무 담당자들의 업무 효율성이 높아질 수 있습니다.

 해당 기능에 대해 궁금하신 사항이 있다면 아래 문의하기를 통해 문의 신청을 해보세요!

 

 

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